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Manual de protocolo y etiqueta empresarial

febrero 9, 2016

VictorMaldonadoVíctor Maldonado C.- Toda organización tiene expectativas sobre los empleados y sus conductas. No solamente respecto a su rendimiento sino que también abarca reglas, costumbres, buenas maneras y normas de cortesía que garantizan el desenvolvimiento adecuado del grupo y el mantenimiento del orden dentro de ciertos parámetros. Hagamos un inventario de las doce reglas imprescindibles de protocolo y etiqueta que suelen practicarse en todas las organizaciones.

La puntualidad en las citas y reuniones pactadas. Todo encuentro tiene una hora de inicio y también una de finalización. No llegue tarde ni salga antes de que los temas agendados sean considerados. Por lo general una buena reunión puede extenderse por noventa minutos como máximo, dato que hay que tener en cuenta para lograr un buen balance entre el tiempo disponible y el numero de aspectos que se pueden abordar razonablemente.

Atención de calidad. Apague los celulares y no pretenda hablar con una persona mientras revisa los correos electrónicos o contesta llamadas. La consideración por el otro y la importancia conferida a los temas que deben resolver conjuntamente requieren de concentración y de respeto.

Toda intervención tiene que ser precisa, enfocada en el tema, con sentido positivo y evitando la carga negativa de la agresión. Se espera que nadie divague y mucho menos que “se encadene”.

Entrega de resultados a tiempo y con calidad. El trabajo en equipo se fundamenta en que cada quien haga lo que le corresponda, sin retardos imprevistos, con tiempo suficiente para la revisión, y en el estándar de presentación acordado previamente. No se vale piratear ni mucho menos dejar a los demás colgados de la brocha , “haciéndose el loco”.

Prudencia, discreción y acatamiento respetuoso en relación con el trabajo, las decisiones tomadas por los líderes y las tareas encomendadas a los demás. Todos deben colaborar en el mantenimiento de un adecuado clima de trabajo, sin caer en la tentación de participar en rumores, chismes y descalificaciones.

Lealtad a la marca y a la empresa, y alineación con la visión de la organización. Se espera que todos los trabajadores representen en todo momento los principios, valores y visión de la empresa, que lo hagan genuinamente y con absoluta congruencia y transparencia.

Modestia y elegancia ejecutiva como parte de la imagen personal. Ni extravagancias ni dejadez que desentonen. Cada quien debe aspirar a mantenerse centrado, simple y austero. La limpieza y la pulcritud son claves, el cabello y las uñas impecables. Colores sobrios. Ropas holgadas. Zapatos limpios y sobre todo evitar el mal olor corporal. Baño diario y barbas rasuradas son componentes indispensables.

Congruencia del lenguaje corporal con la atención y consideración debida a todos los interlocutores. Integralmente hay que transmitir el mismo mensaje de disposicion, amabilidad, educación, positividad y gentileza. El “body language” transmite congruencia y dice de la persona tanto o más que la comunicación verbal.

Cordialidad en todo momento. Al llegar salude. Al terminar su jornada de trabajo despídase. Las tres palabras claves son hola, por favor y gracias. Si es el jefe sea cortés en las solicitudes hechas a los demás. No se imponga autoritariamente ni se valga del poder jerárquico para atropellar a los demás. Acuerde metas y plazos y respete los estilos del resto si eso no afecta los resultados. Si no eres el jefe evita dar un no por respuesta. Trata de interactuar profesionalmente y “darle la vuelta” a cualquier desafío.

Responde los e-mails y mensajes que te manden. No dejes a nadie esperando por una respuesta apropiada. Evita los chistes y los sarcasmos. No des excusas. Responde con propiedad y con vocación de resolver dudas y dar información. Sugiere como intención de complementar. Saluda y cierra el texto con afabilidad.

Nunca ingiera alcohol en reuniones sociales de trabajo. Manténgase sobrio y con capacidad para diferenciar los espacios, tiempos y contextos. Tampoco coma en exceso. Absténgase de fumar. No sea el último en irse, pero tampoco el primero. Asegúrese siempre si puede asistir con pareja o no. Si es con pareja vaya con ella. Si es en una residencia privada es prudente llegar con algún detalle sin que transmita ostentación. Agradezca al anfitrión. La clave es la sobriedad.

Cuide su lenguaje y su ortografía. No diga groserías ni use lenguaje vulgar y de doble sentido. En sus comunicaciones escritas cuide que la redacción sea apropiada y que no contengan errores. Sea fluido y sencillo. Evite ser peripatético e infatuado. Escuchar es tan importante como hablar.

 

Este es un manual mínimo de aspectos relevantes en términos de decencia, buenas conductas y tratos apropiados. Téngalo siempre a mano y compártalo. Entre todos podemos mejorar la convivencia, cuidar nuestra imagen y mantener el mejor clima posible.

 

e-mail: victormaldonadoc@gmail.com

 

@vjmc

 






Acerca del autor

Víctor Maldonado C.

Víctor Maldonado C.

Egresado de la Universidad Central de Venezuela como Licenciado en Estudios Políticos y Administrativos. Maestría en Desarrollo Organizacional en la Universidad Católica Andrés Bello. Además, se desempeña como profesor de Pregrado y Postgrado en la Universidad Católica Andrés Bello. Miembro de la Junta Directiva del Centro para la Divulgación del Conocimiento Económico CEDICE.